Les outils de communication interne pour l’usine 4.0

A l’heure de la digitalisation de l’usine, certains collaborateurs sont noyés sous les informations, d’autres ont moins accès aux écrans et sont au contraire laissés en dehors de la boucle. Mails, newsletters, visio-conférences, affichage digital… Comment trouver le bon dosage et s’assurer que tous les employés reçoivent les bonnes informations au bon moment, et surtout qu’ils prennent part à la vie et la stratégie de l’entreprise ?

Les fondements de la communication interne

 Les collaborateurs ne peuvent « participer à une œuvre collective en aveugle ». Avoir connaissance et conscience des finalités de l’entreprise contribue à fédérer les équipes. Accès à l’information, projets fédérateurs, partage de réussites, accompagnement du changement…, dans toutes ses dimensions, la communication interne favorise indéniablement l’adhésion et la motivation de chacun. (voir article du site emarketing.fr : l’article)

Les 5 leviers de la communication interne

1. Partager l’information :

Le partage d’informations est à la base de la communication interne. Mais la réussite et l’efficacité de ce partage réside dans le bon dosage et un ciblage bien pensé. La solution de l’affichage dynamique est idéale pour dispatcher en amont les informations à afficher et les projeter au bon endroit.

2. Fédérer autour d’un projet :

L’implication des collaborateurs dans un projet d’entreprise passe avant tout par la communication. Par exemple, on ne peut demander à une équipe d’adhérer à la mise en place du Lean Management dans une entreprise industrielle si tout le monde y perçoit une menace ou une lubie du management. Bien expliquer, informer, argumenter, c’est la base pour fédérer. (Lisez notre article à ce propos : l’article )

3. Solliciter les idées des employés :

On vous le dit souvent, le terrain SAIT ! Et partager avec les équipes à différents niveaux, récolter leur feedback, leurs suggestions, leurs idées… Ça passe d’abord par un échange.

4. Valoriser les réussites :

Certains employés ont l’impression que leur travail n’est pas compris, sous-estimé ou sous-évalué. L’utilisation de l’affichage dynamique pour communiquer en interne les réussites et les bonnes pratiques met en avant les collaborateurs et motive les troupes pour multiplier les succès.

5. Conduire ou accompagner le changement :

La réticence aux changements est une réaction bien naturelle, souvent liée à une peur, celle de ne pas être à la hauteur, d’avoir une surcharge de travail ou même de perdre son emploi. Accompagner le changement passe par la communication interne, pour former et informer pas à pas, rassurer et suivre l’avancement du projet.

Les 3 types de communication interne

1. La communication descendante

C’est la manière la plus classique de communiquer en interne, par laquelle les informations transitent de l’upper management jusqu’aux équipes terrain. Bien que pour certaines informations cette solution soit efficace, elle n’est pas la plus tendance pour communiquer avec les équipes. Souvent les informations qui viennent « d’en haut » se heurtent à la méfiance, et certaines communications peuvent également se déformer au fur et à mesure qu’elles descendent…

2. La communication ascendante

Plus en phase avec les tendances actuelles, cette forme de communication interne laisse la parole aux différents acteurs de l’entreprise et les responsabilise. Ils peuvent prendre la parole dans un journal interne, transmettre des informations via des affichages ou organiser des réunions.

3. La communication transversale

Elle réunit le meilleur des deux mondes, gommant la hiérarchie pour laisser place au dialogue, à des échanges plus transparents. C’est dans ce type de communication interne que l’on retrouve les AIC ou animations d’équipe qui font appel à l’intelligence collective.

Les sources digitales d’information dans l’usine

Bien que les journaux internes, affichages papier et communications orales aient encore une place dans l’industrie, il faut bien admettre qu’ils ont fait leur temps. Aujourd’hui, c’est le digital qui fait le lien entre les employés, avec plus ou moins d’efficacité. Le digital « statique » transmet des informations par voie numérique, mais manque parfois de dynamisme pour capter l’attention. A l’inverse, le digital que nous avons qualifié de « dynamique » est en interaction avec l’humain, utilisant le numérique comme support et vecteur entre les collaborateurs.

Le digital « statique »

Intranet, messagerie instantanée

Communiquer avec les équipes sous forme de messagerie interne sera toujours utile pour transmettre des informations courantes. L’avantage de ces vecteurs de communication est qu’ils ciblent la bonne personne ou le bon service au bon moment. A condition qu’ils soient lus.

Communiqué, newsletter

Ces lettres d’information sont encore très utilisées au sein des entreprises pour communiquer à propos des résultats, des équipes, des success stories… Noyées dans un océan de mails, elles finissent souvent par s’échouer sans avoir été consultée.

Outils collaboratifs

Onboarding, réseau social d’entreprise, gestion des tâches… Ces outils font partie désormais du quotidien des équipes. Ils sont interactifs et permettent aux collaborateurs d’optimiser le travail et de communiquer. Ils pourraient être considérés comme du digital dynamique, à ce détail près qu’ils engendrent rarement des interactions poussées, ils sont surtout des supports digitaux pour mieux s’organiser. Parfois utilisés abusivement dans les entreprises, ils peuvent conduire à un trop plein d’informations et une overdose de procédures digitales.

Le digital « dynamique »

Les données au service de la communication

Capteurs, Intelligence Artificielle, Internet des objets, Big Data, réseaux sociaux… Aujourd’hui les données arrivent de partout, en particulier dans l’industrie. Elles servent de base pour analyser, ajuster, échanger, améliorer. Mais elles demandent à être affinées.

Les logiciels de traitement et affichage des données

Toutes ces données captées peuvent être facilement indigestes si elles ne sont pas traitées, triées et présentées de façon attractive. Un logiciel qui les récolte, les centralise, les met à jour automatiquement et les affiche est la garantie d’une utilisation intelligente. Le logiciel Cockpit de Kpitaine permet de synchroniser les sources de données et logiciels sur une plateforme de pilotage et ainsi de les exploiter de façon dynamique.

Le digital au service de l’excellence opérationnelle

L’animation des équipes grâce notamment aux techniques du Lean management est la quintessence de la communication transversale. Pour cela, les données synchronisées et affichées grâce au logiciel doivent en plus être traitées et présentées pour s’adapter aux modèles du lean. Partager les KPI, animer les AIC, améliorer les indicateurs SQCPD… Les données parlent, elles font parler, et surtout agir ! Le top : insuffler la résolution de problème grâce à la solution Eureka de Kpitaine, qui facilite la déclaration de problèmes et le suivi de leur résolution.

Communiquer en interne de façon efficace

Communiquer, oui, mais à l’heure où la fatigue informationnelle et le trop-plein numérique s’installent, il est plus que jamais important de communiquer juste.

Communication interne : A qui ?

Bien cibler pour mieux capter

Nous l’avons vu, les données affluent de différentes sources mais pour éviter de noyer les collaborateurs sous le flot il est important de prioriser celles qui sont réellement utiles. Dans le cas où vous optez pour une solution de management visuel digital, la phase de réflexion et d’analyse vous permettra de sélectionner les sources à synchroniser. Le but est de présenter aux équipes des informations bien ciblées pour capter leur intérêt et récolter leur adhésion.

Bien viser pour mieux toucher

Une fois que les données sont triées, définir des lieux d’affichage stratégiques est crucial. Quelles données afficher dans l’atelier, dans la salle de pause ou dans le service des ventes ? La bonne chaîne et le bon programme pour chacun, c’est la clé pour ne pas zapper !

Communiquer en interne grâce au digital : Comment ?

Le bon dosage

Newsletters, messagerie interne, outils collaboratifs sont des vecteurs importants dans la communication interne, mais alors que certains collaborateurs sont submergés par ces informations, d’autres, qui n’ont pas accès aux écrans, sont laissés en dehors de la boucle.

L’affichage digital dynamique 

Des données synchronisées, mises à jour en temps réel, affichées de manière attractive et surtout bien ciblées, c’est l’assurance de toucher les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment. Un affichage dynamique dans l’atelier, par exemple, permet aux équipes qui n’ont pas d’écrans personnels d’être informées, impliquées et motivées.

Communiquer avec les équipes : pourquoi ?

Un support du Lean Management

Comme nous l’avons vu plus haut, les leviers de la communication interne sont nombreux, mais ils visent tous par différents moyens à améliorer la performance de l’entreprise. Le Lean management est aussi une méthode pour atteindre l’excellence opérationnelle. Et pas de Lean sans communication efficace ! Animer la performance, résoudre les problèmes et partager les KPI… Communiquer et animer de façon efficace grâce à un logiciel d’affichage dynamique c’est la base du Lean !

Fédérer les équipes

Lors de l’animation de réunions comme les AIC, la communication doit être rapide et efficace. Il faut aller droit au but pour ne pas perdre l’attention des équipes et les faire participer au maximum. Capter au maximum l’attention des collaborateurs grâce à des écrans dynamiques, concis et présentés de manière personnalisée, c’est l’assurance d’une réunion efficace. Faire appel à l’intelligence collective pour améliorer la productivité, c’est l’essence même de la communication interne.

Insuffler la résolution de problème

Pour aller plus loin, la communication interne permet de résoudre des problèmes et d’avancer pas à pas pour optimiser le processus de fabrication. Mais si elle n’est pas fluide, des informations se perdent en chemin, la procrastination s’installe, la motivation retombe. Il existe des solutions « clés en mains » pour communiquer efficacement avec les équipes et les impliquer dans la résolution de problème collective, comme Eureka de Kpitaine.

Communiquer en interne est essentiel pour le bon fonctionnement de l’entreprise mais la communication, même digitale, n’est pas uniquement un transfert d’informations. Elle demande une réflexion, un tri des données, un ciblage précis des acteurs dans l’entreprise et une animation autour de ces données. Même si communiquer au sein de l’entreprise passe aujourd’hui essentiellement par le numérique, c’est toujours l’humain qui optimise la circulation et l’efficacité des informations. Bref, la communication interne 4.0 doit être agile et intelligente, et c’est l’affichage digital dynamique qui, assisté par les femmes et les hommes, lui donne toute sa puissance.