Découvrez comment bien animer ses équipes terrain au quotidien
L’animation d’équipe, en particulier dans l’industrie, est un pilier du Lean management. Vécue parfois comme une contrainte ou une perte de temps par les équipes, elle est pourtant d’une efficacité remarquable, si elle est bien pensée, bien préparée, et surtout si elle est effectuée avec les bonnes méthodes et de bons outils. Pour que ces animations soient vues par toute l’équipe comme des accélérateurs de changement, voici les règles à respecter et les outils à adopter !
Qu’est-ce que l’animation d’équipe ?
Un rituel d’animation est une réunion d’équipe qui se tient de façon rapide, régulière et fixe afin d’échanger sur les objectifs et les résultats. Il permet une communication régulière entre les membres d’une équipe et leurs managers et vise à améliorer la performance de l’entreprise.
Une nouvelle façon de manager
- Changer son état d’esprit face au changement et à l’amélioration
Dans un article sur le site www.institut-lean-france.fr intitulé « Le lean management pour faire du changement progressif un mode de vie » Michael Ballé explique que « L’objectif du Lean management est de passer d’un changement ponctuel, du tout ou rien à un changement incrémental, continu. Le leader Lean ne cherche plus à réussir un changement majeur, mais à apprendre à l’organisation à changer en permanence. Le changement est naturel, logique et progressif. » Cette nouvelle vision de l’organisation place le manager au cœur de ses équipes et non au-dessus. L’animation est partie prenante du processus.
- Animer et non diriger
Adopter un style de management situationnel pour fédérer les équipes et les responsabiliser permet de s’améliorer chaque jour et d’apprendre de ses erreurs. C’est la raison pour laquelle le management d’aujourd’hui repose davantage sur l’animation que sur la direction.
L’animation d’équipe, indissociable de la transformation Lean
- Les rituels sont une partie incontournable du Lean
La mise en place de routines d’animation comme les AIC est un pilier du Lean Management. Communiquer de manière régulière, partager les objectifs, les résultats, les réussites et les échecs est indispensable pour appliquer la méthode Lean de façon efficace. Pour faciliter l’animation et optimiser le temps, l’AIC utilise les principes du Management Visuel.
- La recherche d’amélioration constante passe par l’animation
La cohésion d’équipe, la participation de tous les collaborateurs sont les clés d’une entreprise performante. Les rituels d’animation de la performance sur le terrain sont indispensables pour suivre les objectifs, identifier les points à améliorer et chercher ensemble des solutions.
- L’animation à la base de la résolution de problèmes
L’esprit du Lean est de faire de chaque échec un enseignement pour tendre vers l’excellence. Lors des routines d’animation, les collaborateurs sont encouragés à soulever les problèmes. Pendant ces AIC ne juge pas les humains mais on remet en cause les process, puis on teste des solutions pour s’améliorer. Certains outils comme Eureka de Kpitaine aident dans cette démarche.
Les enjeux de l’animation des équipes
Booster la productivité
- Animer la performance
Partager les KPI avec les équipes est le meilleur moyen pour les impliquer et les motiver, à conditions de mener la réunion dans un esprit positif. Les entreprises qui pratiquent l’animation à intervalle court gagnent très rapidement des points de productivité.
- Réactions en chaîne
Les AIC permettent de détecter et partager des écarts dans les objectifs, de soulever des problèmes, de définir les pistes d’amélioration des process et de mettre en place des actions rapidement. Partage, réflexion, action, réaction ! Tout s’enchaîne de façon fluide pour une amélioration continue et une hausse de la productivité.
- Les AIC dans l’atelier
Dans l’industrie, en particulier dans les ateliers de production, les AIC sont très efficaces. Elles permettent de transmettre les données aux bons décisionnaires afin de réagir rapidement, de soulager les managers qui partagent les prises de décision, de responsabiliser les collaborateurs, d’aligner les objectifs et les besoins sur plusieurs niveaux et de décloisonner les différents secteurs de la production.
Valoriser l’humain
- Des collaborateurs plus impliqués
Afficher et animer les indicateurs donne toute leur importance aux collaborateurs qui deviennent acteurs de la performance de l’entreprise. Les AIC sont des occasions de partager les idées, de remonter les problèmes et de mettre en place des actions correctives. Elles renforcent la cohésion des équipes et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise tout en développant leurs compétences.
- Des équipes plus opérationnelles
Régularité, rapidité, efficacité… Animer les équipes avec un affichage des données performant et mis à jour en temps réel leur permet de réagir rapidement. Le principe des AIC est d’aller à l’essentiel en quelques minutes afin d’optimiser le temps des collaborateurs et leur permettre de trouver des solutions efficaces en remontant à la racine des problèmes.
- Des employés plus créatifs
Les AIC stimulent la créativité des équipes, leur permettant selon les principes du Lean d’explorer, de tester différentes hypothèses et solutions, de tirer des enseignements des erreurs passées. En mettant tous les membres de l’équipe sur un pied d’égalité, les animations sont des accélérateurs d’innovation grâce à la force de l’intelligence collective.
Les bonnes pratiques pour des animations d’équipes efficaces
Bien préparer ses AIC
- Informer et former
Afin de récolter l’adhésion des collaborateurs, partager avec eux les objectifs et les bénéfices constitue la première étape. Une formation aux principes des AIC et aux outils utilisés est également essentielle. Avant de déployer les AIC dans différents lieux stratégiques de l’entreprise, il est préférable de tester avec une équipe pilote pour ajuster si besoin le lieu, le format, le contenu de la réunion.
- Définir le fond et la forme
Pour une efficacité optimale, il est important de bien définir les indicateurs à afficher, de déterminer la manière de les présenter afin qu’elles soient percutantes. Il faut également réfléchir au format des AIC : Quelles données utiliser ? Comment allez-vous animer ces données ? Comment ferez-vous participer toute l’équipe ?
AIC : Rigueur et régularité
- Un format précis
Les règles de l’AIC sont le format court (quelques minutes), la régularité, idéalement tous les jours, et un lieu fixe et stratégique. Pour l’animation des AIC en atelier par exemple, définir un lieu calme, avec un écran suffisamment grand et bien orienté pour une bonne visibilité. Le temps imparti et l’ordre du jour doivent être respectés afin de garder une attention maximum et une adhésion sur le long terme. Il est aussi recommandé de rester debout pour des AIC plus dynamiques !
- Impliquer et valoriser tous les collaborateurs
Pour une AIC efficace, il faut s’assurer de la participation active de tous les collaborateurs. Le management visuel dynamique servira de support pour solliciter tous les participants, favoriser les échanges et la prise de décision rapide et claire. L’animation peut être assurée à tour de rôle afin que chacun se sente encore plus impliqué.
- Animer avec des données et affichages bien ciblés
Pas de temps à perdre ! Avec un format court d’animation, définir les indicateurs de performance les plus pertinents est essentiel. Une présentation et un affichage percutants permettront d’aller droit au but pour se concentrer sur les actions à mettre en place.
Animation des équipes : un projet fédérateur
- Mesurer et soutenir la performance
Le principe du Lean management est de n’incriminer que les process et non les humains. Lors des animations d’équipes, il est essentiel de souligner les succès, de reconnaître les progrès, de partager et féliciter. Les échecs sont vécus comme des enseignements qui servent à prendre des actions correctives.
- Les bons outils pour impliquer toute l’équipe
Afin d’animer dans les meilleures conditions et d’obtenir l’adhésion de tous les collaborateurs, il faut dans le temps imparti avoir un maximum d’impact. Un affichage visuel dynamique bien ciblé, qui affiche de manière attractive les données les plus pertinentes est l’assurance d’une bonne compréhension et d’une attention maximum.
Les méthodes et outils pour animer de façon efficace
Rituels d’animation et Lean management
- L’AIC, un pilier du Lean
Les AIC ont comme support le tableau de bord visuel qui affiche les indicateurs de performance, les problèmes rencontrés, les actions correctives. L’équipe est réunie autour de ces données, communique, teste, ajuste, avance jour après jour pour s’améliorer de façon constante. C’est la base du Lean !
- Cascade de résolution de problèmes
Grâce à l’animation des équipes reposant sur des données fiables et mises à jour en temps réel, les problèmes sont résolus beaucoup plus vite grâce à la vitesse de circulation de l’information et son escalade jusqu’au bon niveau de prise de décision. Un logiciel comme Eureka vous aide dans le processus d’escalade. Chaque problème résolu est un pas de plus vers l’excellence opérationnelle, objectif ultime du Lean management.
- L’animation comme support des outils du Lean
Les AIC permettent d’animer la performance et de suivre en direct les process du Lean management. 5S, QRQC, SQCPD, Kaizen, toutes ces méthodes éprouvées trouvent leur efficacité dans l’animation efficace des équipes.
Les bons outils pour animer les équipes
- La synchronisation des données
L’efficacité de l’animation, en particulier les AIC dans l’industrie, repose sur un pilotage de production précis qui s’appuie sur des données justes et mises à jour en temps réel. S’équiper du bon logiciel, comme Cockpit de Kpitaine permet de récolter les données aux différentes sources, de les synchroniser en une source unique d’information et de les afficher de façon personnalisée. C’est la base pour des AIC dynamiques et un gain de temps considérable pour les équipes comme pour les managers.
- Un logiciel d’affichage visuel digital
Le support des AIC est visuel. Il faut afficher l’essentiel, qu’il parle à tous de façon percutante et qu’il puisse être animé de façon efficace. Après avoir centralisé les données les plus pertinentes, un logiciel d’affichage dynamique permet de les présenter sur un écran de manière personnalisée et attractive. C’est l’assurance de retenir l’attention des collaborateurs et d’obtenir une participation active aux réunions. (Pour en savoir plus, lisez notre article sur les gains clés de l’affichage visuel digital
https://www.kpitaine.com/affichage-digital-les-4-gains-cles/)
- Un outil pour la résolution de problème
L’objectif des AIC en atelier est de tendre vers l’excellence opérationnelle, notamment en identifiant les problèmes le plus justement et le plus rapidement possible afin de prendre les décisions qui s’imposent. Même si ce process peut être réalisé avec le modèle de l’escalade, un logiciel qui aide à identifier les causes fondamentales des problèmes et à accélérer la mise en place d’actions correctives peut faciliter la vie des équipes. C’est ce que propose la solution Eureka de Kpitaine.
L’animation des équipes dans l’industrie grâce aux AIC fait partie des techniques incontournables pour fédérer les collaborateurs et tendre vers l’excellence opérationnelle. Ces réunions s’appuient sur la méthode Lean, mais aussi sur une approche moderne du management qui valorise le terrain et fait appel à l’intelligence collective pour avancer. Une bonne préparation et de bons outils sont les clés pour tirer tout le bénéfice de ces réunions qui deviennent alors des routines incontournables dans l’usine 4.0. Attention… prêts… animez !